Nhà quản trị văn phòng là ai? Trước khi tìm hiểu vai trò của Quản trị văn phòng, hãy cùng bài viết tìm hiểu khái niệm nhà Quản trị văn phòng.

Quản trị hành chính văn phòng được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính văn phòng trong doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong việc ra quyết định điều hành doanh nghiệp. Vậy nhà Quản trị văn phòng là ai?

Nhà quản trị là những người có quyền ra lệnh và điều hành công việc của những người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả của họ. Nhà quản trị phải gắn bó chặt chẽ quyền và trách nhiệm.

Vai trò của Quản trị văn phòng

Chức năng tham mưu tổng hợp

Đây được đánh giá là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Để làm được điều này đòi hỏi quản lý phải nắm bắt được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Những điều này vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý.

Tham mưu là chức năng quan trọng của Quản trị văn phòng

Chính vì thế, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý.

Thực tế, tại những  cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.

Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị

Chức năng giúp việc điều hành của quản trị văn phòng

Văn phòng cũng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó.

Chức năng hậu cần

Đây cũng là một hoạt động không thể thiếu trong chức năng của quản trị văn phòng. Trong quá trình hoạt động, các điều kiện vật chất như không gian làm việc, phương tiện, thiết bị, dụng cụ,…là các điều kiện không thể thiếu ở các tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng sẽ là nơi cung cấp, quản lý các điều kiện này để đảm bảo sử dụng một cách hiệu quả nhất. 

Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Có thể nói, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây.

Những kỹ năng cần có để thực hiện tốt công việc của người Quản trị văn phòng

Những nhà quản trị hành chính văn phòng cần có những kỹ năng sau để có thể làm tốt chức năng của quản trị văn phòng:

• Kỹ năng tư duy: khả năng nhận thức vấn đề, tư duy về hành chính
• Kỹ năng nhân sự: nghệ thuật lãnh đạo và kỹ năng giải quyết mâu thuẫn
• Kỹ năng truyền thông như phát biểu, truyền đạt và thuyết phục..
• Kỹ năng chuyên môn về nghiệp vụ hành chính văn phòng và những nghiệp vụ liên quan như:
• Kỹ năng quản lý văn bản đi – đến; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của các cơ quan quản lý Nhà nước;
• Chuẩn hóa thao tác soạn thảo các loại văn bản, thư từ
• Kỹ năng tổ chức thành thạo các hoạt động của văn phòng
• Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình – kế hoạch công tác;
• Tổ chức hội họp, các hoạt động khánh tiết của doanh nghiệp;
• Đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý;
• Tuyển dụng, quản lý, đánh giá và phát triển đội ngũ nhân sự trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức;
• Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng thông dụng, có kỹ năng phân loại, lưu trữ tài liệu
• Đồng thời biết thu thập kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu công việc.
• Giao tiếp tốt, linh hoạt trong công việc, làm việc hiệu quả khi độc lập hay làm việc theo nhóm.